İzmir’de geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fizikî evrakı elektronik ortama aktarıyor. Belediye iştiraklerinde başlayan uygulamanın kamu kurumlarına yayılması hedefleniyor.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yüküne tahlil sunmak maksadıyla geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi’ni kullanıma sundu. Fizikî arşivlerde yaşanan evrak kaybı riski, depolama alanı gereksinimi ve erişim zorluklarını ortadan kaldırmayı hedefleyen sistem, kurumların arşiv süreçlerini dijital ortama taşıyarak iş süreçlerini hızlandırıyor.
İlk uygulama kendi arşivlerinde yapıldı
Proje kapsamında birinci olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin fizikî arşivleri dijitalleştirildi. Geçmiş yıllara ilişkin binlerce doküman taranarak dijital ortama aktarıldı, indeksleme çalışmaları tamamlandı ve kullanıcıların gereksinim duyduğu evraklara saniyeler içerisinde ulaşabileceği bir altyapı oluşturuldu. Dijitalleşme sayesinde fizikî evrakların yıpranmasının önüne geçilirken, doküman kaybı riski de kıymetli ölçüde azaltıldı. Belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanmasıyla iş gücü ve vakit tasarrufu sağlandı.
Kağıt tüketimini azaltıyor
Sistem, evrakların fotokopi çekilerek farklı ünitelere fizikî olarak ulaştırılması muhtaçlığını da ortadan kaldırıyor. Belgelerin inançlı formda dijital ortamda paylaşılabilmesi sayesinde kağıt tüketiminin azaltılması, baskı maliyetlerinin düşürülmesi ve doğal kaynakların korunmasına katkı sağlanması hedefleniyor. Bu yönüyle proje, sırf kurumsal verimliliği artırmakla kalmıyor, çevresel sürdürülebilirliğe de takviye veriyor.
Belediye iştiraklerinde yaygınlaşıyor
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başladı. İştiraklerin akabinde belediyenin hukuk ünitesinde de sistemin uygulanması planlanıyor. Böylelikle belediye bünyesindeki farklı kurumların arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesi hedeflenirken, ilerleyen süreçte belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sıhhat kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de sistemden yararlanması amaçlanıyor.
Belgeler saniyeler içinde bulunabiliyor
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, sırf doküman tarama hizmeti sunmuyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fizikî evraklardaki bilgiler okunabilir dijital datalara dönüştürülüyor. Kullanıcılar doküman çeşidi, tarih, sicil numarası yahut anahtar sözler üzerinden süratli arama yapabiliyor. QR kod ve barkod dayanaklı takip sistemi sayesinde fizikî bir dokümanın teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor. Sistem ayrıyeten mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek formda geliştiriliyor.
On binlerce sayfa kısa müddette dijital ortama aktarılıyor
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilen sistem, web tabanlı idare ekranları ile toplu tarama süreçlerini bir araya getiriyor. Böylelikle on binlerce sayfalık arşivler kısa müddette dijital ortama aktarılabiliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ile hem belediye iştiraklerinde hem de farklı bölümlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı, inançlı ve sürdürülebilir bir arşiv idaresi altyapısı oluşturmayı hedefliyor.
Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı
